Smart Solutions
Logo
50000, Казахстан, Алмалинский район, Алматы, Панфилова 98, оф. 710
Телефон: +7 (727) 344-33-74
Почта: info@smarthr.kz

Автор:

Планирование рабочего дня

Зачем нужен тайм-менеджмент

Эффективное планирование – одна из основных функций современного менеджмента. Без четко сформированных целей и задач невозможно добиться успеха в любой сфере. Когда вы приходите на работу, в течение дня нужно решать множество вопросов. Они постепенно скапливаются, как снежный ком, а потом просто накрывают вас лавиной, из которой крайне сложно выбраться. Это негативно влияет на отношение с коллегами, руководством, клиентами. Если один сотрудник недобросовестно относится к работе, это наносит урон репутации компании. Такой работник быстро потеряет авторитет, уважение, он может лишиться должности, а нынешний работодатель не даст ему положительные рекомендации. Значение планирования рабочего дня не нужно недооценивать.

Ведущий HR-провайдер в Казахстане «Smart Solutions» дает четкие рекомендации по построению целей и задач в профессиональной сфере. Это поможет в продвижении по карьерной лестнице, формировании собственной деловой репутации.

Планирование рабочего дня

Методы и инструменты планирования

Офисные сотрудники нередко интересуются, как планировать рабочий день. Первое правило –задачи должны быть записаны. Нельзя удержать должностные обязанности в уме. Вы точно что-то забудете. А если у вас есть четкий перечень дел, которые нужно успеть завершить до конца дня, то работать уже гораздо проще. Вы можете применять разные инструменты и методы планирования:

  • датированный ежедневник;
  • стикеры с записями;
  • электронная таблица;
  • программное обеспечение или мобильное приложение с электронным планировщиком.

Рассмотрите каждый из таких инструментов по отдельности.

Ежедневники или блокноты

Простой способ организации рабочего времени – фиксация дел в ежедневнике. Стоит выбирать датированные варианты. Если у вас запланирована встреча, звонок деловому партнеру, переговоры, нужно сразу зафиксировать это событие в ежедневнике на требуемую дату и время. Просматривая такой блокнот ежедневно, вы будете понимать, какой объем работ ждет в ближайшее время, можете ли вы еще что-то планировать на конкретный день.

Датированный ежедневник – доступный инструмент. Можно воспользоваться обычным блокнотом, но в нем вам нужно проставить даты, чтобы не запутаться.

Стикеры с целями и задачами

Для фиксации ежедневных краткосрочных целей и должностных обязанностей можно использовать обычные стикеры на липкой основе. Вы записываете, что нужно сделать в течение дня, крепите такое сообщение на монитор компьютера. Когда задача выполнена, просто выбрасываете соответствующий стикер. Можно использовать разные цвета, чтобы обозначить более срочные дела и те задачи, которые не требуют немедленного решения. Если к концу рабочего дня на мониторе не осталось ни одного стикера, вы можете считать, что день прошел успешно.

Правильное и результативное управление персоналом предусматривает обучение тайм-менеджменту. Есть многочисленные курсы, мастер-классы, где рассказывают о планировании рабочего времени. Эта информация будет полезна не только управленцам, руководителям, но и обычным сотрудникам, которые хотят улучшить собственные показатели.

Планирование рабочего дня

Электронная таблица

Для распределения рабочего времени можно использовать и более современные инструменты. Фиксируйте планы на день в электронной таблице. Преимущества такого метода - прозрачны. Вам не нужно заполнять бумажки, на рабочем месте будет чистота и порядок. Выполненные цели и задачи можно просто удалить из таблицы, чтобы запланировать новые события. Особых навыков ведения электронных таблиц не требуется, с этим может разобраться каждый.

Приложения и программы

Самый современный и действенный способ организации рабочего дня – использование электронного планировщика. Эксперты по подбору персонала в Казахстане рекомендуют пользоваться такими приложениями. Ведущие разработчики ПО выпускают подобные продукты. Планировщик можно синхронизировать на нескольких устройствах – компьютере, смартфоне, планшете. Он объединяет достоинства перечисленных методов. Вы заносите события в календарь, распределяете задачи по степени срочности, важности, настраиваете систему оповещений, напоминаний. Электронные планировщики – обязательный элемент автоматизированных систем управления бизнесом. Такое программное обеспечение необходимо для руководителей всех уровней, оно позволяет мгновенно повысить личную эффективность компании.

Стратегическое и тактическое планирование

Разобравшись, как планировать свое время, стоит двигаться дальше и понять, как выполнять запланированное. Сразу нужно уяснить, что цели и задачи делятся на две категории – стратегические и тактические. Первые относятся к категории долгосрочных. Это те цели, которые вы ставите перед собой в перспективе. Тактические планы – краткосрочные, но их выполнение приближает вас к стратегической цели. Вне зависимости от типа запланированных действий, вы обязательно должны обозначить конкретный срок, в течение которого задуманное должно быть выполнено.

Такой подход можно использовать, и, если вы только ищете работу в Алматы или другом городе. Ваша стратегическая цель – получение конкретной должности в достойной компании. Чтобы ее достичь, вы создаете хорошее резюме, просматриваете сайты с объявлениями об актуальных вакансиях, откликаетесь на них, ходите на собеседования. А для повышения шансов при поиске работы можно дополнительно проходить курсы, семинары, мастер-классы. Если это будет зафиксировано в рамках конкретного плана, вам значительно проще будет понимать, в каком направлении двигаться, что делать, чтобы добиться желаемого.

Планирование рабочего дня

Основные правила планирования

Разберемся и в конкретных правилах планирования рабочего времени. Их несколько:

  1. Письменная фиксация задач – ваши планы должны быть перед глазами.
  2. Правильное распределение обязанностей и действий – сначала выполняем сложные задачи, потом принимаемся за простые.
  3. Фиксация не только задач, но и способов их решения – обязательно записывайте, что вам нужно сделать, чтобы выполнить конкретное поручение или обязательство. Таким способом значительно проще добиваться желаемого, потому что вы визуально видите, как это сделать.
  4. Разбивка сложных задач на отдельные этапы по их достижению. Иногда глобальные перспективные задачи кажутся крайне сложными, это морально давит, сотрудник просто боится браться за их выполнение. Но если разбить предстоящее дело на несколько этапов, то работать будет гораздо проще.
  5. Расстановка приоритетов – вы должны сами понимать, какие обязательства более срочные, что можно отложить на определенный срок. В электронном планировщике есть возможность сортировать запланированные действия по уровню приоритетности.
  6. Делегирование полномочий – вы должны четко понимать, какие действия можете выполнить сами, а какие стоит делегировать другим сотрудникам. Умение распределить обязанности среди подчиненных и контролировать их выполнение – показатель успешности и профессиональности руководителя.
  7. Обязательный отдых – любой сотрудник будет работать хорошо, только если у него есть время на отдых. Фиксируя планы на день, не забудьте выделить время на полноценный обед, кофе-брейк. Это касается и выходных. Если работать без отдыха, то ваша личная эффективность будет снижаться очень быстро. У вас просто не останется ресурса для дальнейшего выполнения обязанностей.

Придерживаясь простых правил, вы сможете освоить азы тайм-менеджмента, больше никогда не будет ощущения, что в сутках не хватает часов на запланированные дела. Вы поймете, что раньше очень много времени тратили впустую. Эффективность - возрастет, и это отразиться на результатах работы компании. Если вы не можете разобраться в подобных вопросах самостоятельно, запишитесь на курсы или семинар по распределению времени. Не бойтесь обращаться за помощью к профессионалам. Постоянное обучение, приобретение новых навыков – залог карьерного роста. Не пренебрегайте возможностями, которые открыты для сотрудников, которые заинтересованы в развитии.

Смотрите также

Услуги Smart Solutions