Когда компания передает мерчандайзинг на аутсорсинг, от выбора подрядчика зависят наличие товара на полке, соблюдение планограмм, качество выкладки, контроль промо и объем операционной нагрузки на собственную команду. Поэтому тендер на услуги мерчандайзинга стоит рассматривать как способ проверить, насколько агентство понимает задачи бизнеса и способно стабильно управлять ими в реальных условиях. В статье рассказываем, как грамотно провести тендер на услуги, какие критерии подбора использовать и как оценить мерчендайзинговые компании, чтобы выбрать надежного партнера.
Зачем проводить тендер на услуги мерчандайзинга
B2B-тендер позволяет сравнить потенциальных подрядчиков по единым требованиям, увидеть различия в подходах и найти оптимальное сочетание стоимости, качества и возможностей агентства.
Тендер дает компании возможность:
- Сравнить стоимость услуг и понять, из чего она складывается.
- Оценить модели управления командой, контроля качества и отчетности.
- Сопоставить опыт агентств в нужной категории и похожих проектах.
- Узнать, какие инструменты используются для контроля, сбора данных и отчетности.
- Проверить, как агентство организует подбор, замены и контроль сотрудников.
- Понять, сможет ли агентство обеспечить нужное покрытие по регионам и торговым точкам.
- Сравнить предложения на равных условиях.
Как подготовиться к тендеру на услуги мерчандайзинга
До приглашения агентств определите, что именно компания передает на аутсорсинг. Иначе участники будут рассчитывать разные объемы работ, и корректно сравнить их предложения не получится.
В процессе подготовки нужно:
- Определить цель: повысить представленность товара, контролировать наличие, соблюдение планограмм и выполнение промо.
- Определить состав работ: какие функции передаются подрядчику, а какие остаются внутри.
- Сформировать тендерный комитет: подключить представителей продаж, трейд-маркетинга и других подразделений, которые участвуют в принятии решения.
- Согласовать KPI: наличие товара, соблюдение планограмм, качество выкладки, выполнение промо.
- Определить критерии выбора: опыт, география, технологии, команда, стоимость, масштабируемость.
- Составить график тендера: сроки подачи заявок, вопросов, презентаций и объявления результатов.
Как провести тендер среди мерчендайзинговых агентств
Чтобы провести тендер максимально эффективно и без хаоса в коммуникациях, важно придерживаться поэтапного сценария.
Сформировать список потенциальных подрядчиков
Сформируйте пул из 5–7 агентств с опытом в вашей товарной категории — этого количества обычно достаточно для сравнения предложений без лишней нагрузки на тендерный комитет.
Перед приглашением проведите короткое анкетирование об опыте, географии и размере команды, которое поможет отсеять неподходящих участников. Затем сформируйте финальный список и направьте всем единое тендерное задание.
Подготовить тендерное задание
Тендерное задание должно давать участникам достаточно информации для расчета и одновременно позволять сравнивать их по одинаковым параметрам. В нём стоит указать:
- Информацию о компании и продуктах.
- Цели проекта и ожидаемые KPI.
- Географию и типы торговых точек.
- Предполагаемый объем и частоту работ.
- Требования к отчётности и контролю.
- Требования к линейному персоналу: обучение, документы, форма.
- Критерии оценки и порядок принятия решения.
- Формат подачи предложения и контакт для вопросов.
Собрать и сравнить предложения участников
Получив предложения, проверьте их полноту: все ли пункты задания закрыты и нет ли различий в объёме работ. Затем приведите предложения к общему знаменателю. Агентства считают стоимость по-разному, и одна и та же цифра может включать разный набор услуг. Уточните у каждого участника, что входит в цену, какие услуги оплачиваются отдельно, какие допущения заложены в расчёт.
Провести презентации и переговоры с финалистами
Отобрав 2–3 финалиста, пригласите их на презентацию и обсудите запуск проекта, зоны ответственности, контроль команды, формат отчетности и масштабирование при расширении проекта.
Также запросите контакты действующих или бывших клиентов, чтобы получить рекомендации.
Выбрать мерчендайзинговую компанию
Подведите итоги по заранее согласованной матрице и выберите агентство, которое соответствует требованиям проекта. До заключения договора согласуйте и зафиксируйте KPI, зоны ответственности и уровень сервиса.
Остальным участникам стоит дать краткую обратную связь — это поможет сохранить рабочие отношения для будущих проектов.
По каким критериям выбирать агентство по мерчендайзингу
Опыт работы в нише
Выкладка скоропортящейся молочной продукции требует одних подходов, а работа с дорогостоящей электроникой или тяжелыми строительными материалами — других. Поэтому уточните, имеет ли мерчендайзинговое агентство опыт работы с вашей категорией, какие задачи выполняло и насколько хорошо знает специфику ключевых торговых сетей.
География и масштаб команды
Проверьте, покрывает ли подрядчик нужные регионы собственным штатом или привлекает субподрядчиков. Важно понимать, как устроена работа в каждом регионе, и кто отвечает за качество на местах. Уточните также, как агентство закрывает невыходы и текучесть персонала, чтобы визиты не срывались.
Технологии и система контроля работы
Узнайте, какие технологии агентство использует для управления мерчандайзингом: как фиксируются визиты, контролируются маршруты, собираются фотоотчеты и данные о наличии товара, где хранятся результаты и может ли заказчик видеть их в личном кабинете. Для крупного проекта особенно важна централизованная система, которая позволяет быстро находить проблемы и анализировать результаты.
Опыт реализации аналогичных проектов
Релевантный кейс позволяет понять, насколько хорошо агентство справляется с задачами, похожими на ваши. Запросите конкретику: какой была задача клиента, сколько сотрудников участвовало, какие процессы агентство взяло на себя и какие результаты удалось получить.
Возможности масштабирования услуг
Новый регион, сезонный рост продаж, запуск продукта или крупная промоактивность могут потребовать быстрого увеличения команды. Еще до подписания договора уточните, как быстро агентство может добавить сотрудников в действующий проект или запустить работу в новом регионе и какие ресурсы для этого есть.
Как оценить предложения мерчендайзинговых компаний
Удобнее всего использовать балльную матрицу. Для каждого критерия задают вес в зависимости от его важности. Члены тендерного комитета оценивают участников по единой шкале, например от 1 до 5 баллов. Оценка по каждому критерию умножается на его вес, и полученные значения суммируются. Итоговый балл показывает, какое агентство лучше подходит под ваши задачи.
Веса — ориентир: их можно изменить в зависимости от приоритетов конкретного проекта. Стоимость стоит сравнивать вместе с содержанием предложения: более низкая цена может означать меньший объем включенных услуг или или другой уровень сервиса, поэтому важно сопоставлять предложения на одинаковых условиях.
Smart Solutions — мерчендайзинговая компания для проектов на аутсорсинге
Smart Solutions работает в сфере аутсорсинга и управления персоналом с 2009 года. Сегодня на счету компании более 500 постоянных клиентов и команда из 250 сотрудников. Благодаря международной сети офисов проекты можно вести сразу в нескольких странах.
В аутсорсинге мерчандайзинга Smart Solutions берет на себя весь процесс работы с полевой командой: подбор и обучение сотрудников, администрирование, управление, контроль качества, безопасность, сбор и анализ данных, отчетность. Для управления проектами используется специализированное ПО, которое позволяет оперативно получать информацию о работе команды.
При расширении географии или росте нагрузки команду можно масштабировать под задачи проекта. В результате заказчику не приходится самостоятельно управлять всеми этапами работы мерчендайзеров — операционные задачи берет на себя агентство.
Планируете передать мерчандайзинг на аутсорсинг? Свяжитесь со Smart Solutions — наши специалисты помогут оценить задачи проекта и подготовить предложение под ваши требования.
Выводы
Качественно организованные тендеры в бизнесе — это возможность не просто сэкономить бюджет, а найти полноценного операционного партнера. Грамотная подготовка ТЗ, четкие критерии отбора и детальный анализ технологических возможностей подрядчика позволят вам выбрать мерчандайзинговое агентство, которое может стабильно обеспечивать нужный уровень представленности товара и качество работы в торговых точках.
