Как автоматизировать кадровое делопроизводство
Хотя сегодня трудно найти предприятие, которое не использует информационные технологии для учета процессов, про HR-отдел в этом смысле иногда забывают. Большая часть кадровиков вручную заполняет карточки и печатает приказы в Word. Максимум, что происходит, ― создание шаблона, в котором потом меняют фамилию сотрудника. Между тем, компьютеризация позволяет шагнуть вперед и дает важные преимущества. О них вы узнаете из статьи.
Зачем нужно автоматизировать кадровый учет
Владельцы бизнеса не видят потребности в том, чтобы компьютеризировать делопроизводство по персоналу, ведь на основные операции это не влияет. Однако хорошо организованный документооборот ― база для порядка. От него зависит, правильно ли будет начисляться зарплата сотрудникам, а в результате ― их удовлетворенность местом работы и отдача. Автоматизация кадрового делопроизводства дает компании такие преимущества:
- Высокая скорость. Итоговые документы компьютер генерирует автоматически.
- Простой механизм приема на работу. Не нужно вручную заполнять документы.
- Оперативная реакция на изменения в законодательстве. Регулярно поступающие обновления ― результат работы создателей над их внедрением.
- Общее использование. Каждый сотрудник или отдел в зависимости от уровня доступа может получить требуемую информацию.
- Простой механизм документооборота. HR-отдел больше не тонет под ворохом бумаг.
- Соблюдение сроков подачи отчетности. Программа напомнит о необходимости подготовить сводку к установленному законом времени. В результате уменьшается количество примененных санкций.
- Экономия. Кадровый отдел быстрее заполняет документы, освобождается часть рабочего времени, появляется возможность уменьшить количество должностей.
- Снижается число ошибок. Влияние человеческого фактора сводится к минимуму, поэтому результат получается точнее.
Автоматизация помогает наладить документооборот в кадрах, повысить его эффективность. От этого зависит общий результат деятельности бизнеса.
Как усовершенствовать процессы
Если вы хотите автоматизировать учет в HR-отделе так, чтобы потраченные средства обернулись эффективностью его работы, нужно правильно выбрать программу. Возникает риск, что отдельные опции будут простаивать из-за невостребованности. Возможна и другая ситуация, когда большая часть операций останется неавтоматизированной по причине недостаточного функционала системы. На рынке предлагают такие типы программ для кадрового учета персонала:
- Узконаправленные ― позволяют автоматизировать расчет зарплаты.
- Коробочные ― дополнительно включают составление штатного расписания, ведение личных дел, формирование итоговых документов.
- WFM (workforce management) ― решения, которые позволяют прогнозировать потребность в персонале и учитывать реальный период работы.
- HCM (human capital management) ― системы, которые открыты для аналитики.
- HRM-модули (human resource management) ― их можно интегрировать с другими разделами учета, они предлагают расширенный список опций.
- Самостоятельные HRM-решения ― функционируют отдельно от системы управления ресурсами предприятия ERP (enterprise resource planning).
- Комплексные программы ― для автоматизации бизнес-процессов (BPM).
Если в компании уже внедрена ERP, лучше выбрать интегрированные модули. Так вы не допустите расхождения информации из разных отделов.
По степени автоматизации программы можно поделить на 3 уровня. Начальный включает базовый набор операций без внедрения дальнейшей настройки. Самые продвинутые решения третьего уровня используют для обучения кадров, их аттестации, составления портретов и т.п. Они позволяют планировать потребность в работниках и автоматизировать подбор персонала . В середине предлагают платформы, которые оптимально балансируют между этими двумя типами и подходят для большинства задач.
Автоматизация обработки документооборота
Компьютерные технологии применяют для повышения производительности HR-службы. С их помощью исключаются ошибки ведения учета, такие как дублирование информации, неверный ввод. Автоматизировать управление штатом необходимо еще и потому, что это позволит избежать неприятных последствий потери документов. Ошибки, которые иногда допускают кадровые работники, приводят к нарушению прав людей.
Информационные технологии позволяют решить проблему планирования штата. С их помощью можно сформировать профиль должности, который будет учитывать требуемую квалификацию, обязанности, условия труда. Программа рассчитает нужное количество рабочих для выполнения поставленных задач.
Продукты, способные проводить аналитику, помогут обнаружить неэффективное использование фонда оплаты труда, его перерасход. Это особенно актуально там, где работают дистанционно, выполняют проекты или оформлены физическими лицами-предпринимателями. Сложная система расчетов в таком случае может быть упрощена.
Программные решения рассчитают коэффициент производительности, который позволяет оценить, хорошо ли справляется работник со своими обязанностями. Какие типы задач ему даются лучше, куда уходит большая часть времени, не просиживает ли впустую ― ответ на эти вопросы позволяет повысить производительность.
Бизнес крупного масштаба создает в структуре отделы, занимающиеся обучением и стажировкой. Если автоматизировать эти функции, можно с помощью компьютеров оценить результат, подкорректировать ошибки, принять решение о целесообразности продолжения контракта.
На внедрение информационных технологий потребуется немало денег и люди, которые умеют ими управлять. Однако в конечном итоге, если правильно выбрать программу, работа пойдет быстрее.
Нужна ли вам автоматизация управления кадрами
Несмотря на преимущества, полученные от использования информационных технологий для учета персонала, не всегда их внедрение будет эффективным. Чтобы вложенные средства окупились, необходимо применять все возможности, которые предлагает переход на автоматизированное управление, а не просто отдавать дань моде. Поэтому перед принятием решения о покупке ответьте на такие вопросы:
- насколько загружен HR-отдел;
- готовы ли вы потратить требуемую сумму;
- автоматизированы ли другие бизнес-процессы;
- с какой целью хотите внедрить информационные технологии.
Чаще всего автоматизировать управление кадровыми процессами требуется предприятиям в производственной, торговой, образовательной сфере, где числится много сотрудников. У них, как правило, сложная система начисления зарплаты, множество отделов, руководители, идущие в ногу со временем. Это также территориально разветвленные компании, которым требуется высококвалифицированный персонал.
Smart Solutions предлагает бизнесу организацию кадрового учета и аутсорсинг делопроизводства с любой автоматизированной системой, установленной у клиента. Опытные сотрудники также выполнят аудит и восстановят документацию. Доверьте управление кадровыми процессами Smart Solutions ― ведущему эксперту в этой области.
