Плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга
Собственная бухгалтерия имеется на крупных предприятиях. Но индивидуальным предпринимателям или небольшим компаниям невыгодно нанимать штатного бухгалтера. В таких случаях проще заказать услугу бухгалтерского аутсорсинга. Она подразумевает передачу определенных функций стороннему специалисту.
Особенности услуги
В первую очередь стоит уточнить, что бухгалтерский аутсорсинг — это постоянное сотрудничество на договорной основе, а не выполнение разовых задач от случая к случаю. Оно может включать в себя:
- Только регулярное консультирование.
- Выполнение выборочных работ сторонним бухгалтером. Например, вы можете заказать передачу аутсорсеру процессов начисления заработной платы и проведения платежей за аренду помещений, контроль кассовых операций и обработку первичной документации. Таким способом сокращают количество штатного персонала и акцентируют внимание на более серьезных задачах.
- Ведение всей бухгалтерии компании. При выборе этого пакета предприятие поручает сторонним специалистам бухгалтерский и налоговый учет, подготовку всей первичной документации, начисление зарплаты, формирование платежек, сдачу отчетов и другие работы.
Также возможна передача функций главного бухгалтера специалисту Smart Solution. Обычно компании нанимают штатного главного бухгалтера, а базовые учетные процессы передают на аутсорсинг. Но бывает и наоборот. Например, начинающая фирма не может нанять опытного главбуха. Ей проще и выгоднее для бизнеса поручить ведение и руководство бухгалтерией внештатному сотруднику.
10 достоинств аутсорсинга в бухгалтерии
Сравнение плюсов и минусов бухгалтерского аутсорсинга позволяет адекватно оценивать эту услугу. К плюсам относятся следующие ее особенности:
- Высвобождение времени. Вам не придется отвлекаться на контроль работы штатного персонала.
- Сведение к нулю риска штрафов. Опытный бухгалтер не допустит ошибок в документации. Он не забудет о дате сдачи отчетов. Это важное преимущество профессиональных аутсорсинговых услуг.
- Снижение расходов. Сотрудник в штате нуждается в зарплате, отпускных и больничных. Для него нужно обустроить рабочее место. При заказе бухгалтерского аутсорсинга персонал может работать удаленно. Еще один плюс такого сотрудничества — оплата услуг по контракту. То есть вам не придется брать на себя социальные выплаты.
- Профессионализм сотрудников. Предприятие получит только компетентных работников. Их не нужно будет обучать и отправлять на курсы повышения квалификации.
- Отсутствие рабочих конфликтов. Недопонимание может возникнуть лишь со штатным персоналом. Но при аутсорсинговом ведении бизнеса заказчик имеет дело с агентством, а не с отдельным человеком. Соответственно и проблемы решаются на уровне руководства.
- Четкое распределение обязанностей в договоре. Передача бухгалтерии происходит не по шаблону, а с учетом требований клиента. Это преимущество полезно для заказчика, так как он имеет право вписать в договор любой пункт и оспорить неподходящие моменты.
- Оплата итогового результата. Штатному бухгалтеру приходится платить зарплату, независимо от уровня загруженности. Например, сотрудник подготовит отчет за 3 рабочих дня, а оставшиеся 2 дня будет только «высиживать» время в офисе, ничего не делая для компании. Но вам все равно придется выплатить ему оклад в полной мере. Преимущество аутсорсинговой схемы сотрудничества заключается в начислении вознаграждения за решенные задачи.
- Гарантия результата. Возможные бухгалтерские ошибки не отразятся на вашем бизнесе. Ведь за них несет ответственность агентство, предоставившее постоянный или временный персонал.
- Ведение бухгалтерии в фоновом режиме. Если отчетностью занимается штатный сотрудник, это отражается на всем коллективе — люди нервничают и плохо справляются со своими обязанностями. В таком случае стоит вспомнить о плюсе аутсорсинговой системы — обособленности порученных стороннему работнику задач. Это значит, что вы вообще не будете думать о ходе рабочих процессов после их передачи агентству.
- Концентрация на основной деятельности. Если второстепенные функции будет выполнять аутсорсер, заказчик услуги сможет сконцентрироваться на тех процессах, которые стимулируют развитие бизнеса.
Эти преимущества делают передачу бухгалтерии внешнему персоналу заманчивым предложением для владельцев компаний разного масштаба. Но перед принятием решения нужно узнать и о минусах подобных схем сотрудничества.
Недостатки бухгалтерского аутсорсинга
У бухгалтерского аутсорсинга есть и минусы, а не только преимущества. Основные недостатки:
- Замедленное решение вопросов. В некоторых ситуациях надо оперативно реагировать на проблему. Это сложно сделать при удаленной схеме взаимодействия.
- Утрата контроля. Вам не придется вникать во второстепенные задачи. Но иногда это становится минусом. Ведь вы ничего не будете знать о состоянии бухгалтерии своей компании.
- Строгое выполнение прописанных в договоре обязательств. С одной стороны, такие взаимоотношения с аутсорсером относятся к преимуществам. С другой же — вы не сможете поручить работнику решение дополнительных задач. Для этого придется составлять новый контракт и обсуждать все его пункты.
- Сомнительная выгода для крупной организации. При большом количестве документации дешевле будет взять бухгалтера в штат, чем платить за услуги агентства.
Руководители фирм привыкли к тому, что сотрудника можно вызвать в любой момент для решения служебных вопросов. При бухгалтерском аутсорсинге это невозможно, так как люди работают удаленно. Но к этому минусу можно быстро привыкнуть и начать получать плюсы.
Как выбрать компанию
При выборе аутсорсера сразу отсеивайте фрилансеров и мелкие фирмы. Они не предоставят вам профессионалов. Более того, подобное сотрудничество связано с риском утраты данных из-за отсутствия серверного оборудования или разглашения конфиденциальной информации партнером. Поэтому надо ориентироваться на масштаб организации, ее технические возможности и репутацию. Обязательно убедитесь в финансовой ответственности агентства и проверьте отзывы других клиентов.
Что важно прописать в договор
При первом рассмотрении договора клиенту вручают стандартный контракт с услугами, ценами, ответственностью сторон и другими моментами. Но даже по этому документу можно определить надежность компании. Если все пункты проработаны в деталях, значит вам попался ответственный партнер.
Обязательно надо уточнить срок возмещения ущерба после сдачи отчетов. Он должен быть не меньше трех лет, так как при проверке отчетности налоговая служба рассматривает документы за 3 предыдущих года.
Заключение
Плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга очевидны, но преимуществ гораздо больше, чем недостатков. Любых минусов и рисков можно избежать, если не связываться с сомнительными фирмами и четко прописывать обязанности в договоре.
Надежный партнер позволит вам избежать проблем с налоговой и кадровыми перестановками. Он поможет сосредоточиться на бизнесе и быстрее добиться прогресса.
